Hallinto haltuun

Strategia antaa suunnan toiminnalle

Sujuva gluteeniton elämä ihan joka päivä

Keliakialiiton strategia 2022–2025 on liiton ja keliakiayhdistysten yhteinen strategia. Keliakialiiton tavoitteena on edistää gluteenitonta ruokavaliota tarvitsevien ja heidän läheistensä hyvinvointia. Yhdessä haluamme vaikuttaa siihen, että gluteeniton arki olisi sujuvaa ihan joka päivä ja erilaisissa tilanteissa. Pyrimme tuohon päämäärään viiden päätavoitteemme avulla.

1. Keliakian hoito on taloudellisesti mahdollista.
2. Gluteenittomuus sujuu kodin ulkopuolella.
3. Keliakian alidiagnostiikka vähenee.
4. Jäsen saa tietoa ja tukea gluteenittomaan arkeen.
5. Järjestön toimintaedellytykset on turvattu.

Toimintasuunnitelma ja vuosikertomus

Vuosittain laadittavassa yhdistyksen toimintasuunnitelmassa ja siihen liittyvässä talousarviossa määritellään yhdistyksen seuraavan vuoden toiminta ja varojen käyttö.

Toiminnan suunnitteluun kannattaa osallistaa yhdistyksen jäsenistöä esimerkiksi kysymällä heidän toiveitaan. Toimintasuunnitelma käsitellään ensin hallituksen kokouksessa, minkä jälkeen se viedään yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi.

Vuosikertomuksessa kerrotaan yhdistyksen toiminnasta ja toiminnan tuloksista edellisenä vuonna. Taloudenpidosta laaditaan tilinpäätös, joka esitetään yhdistyksen kokoukselle.

Toimintasuunnitelman, toimintakertomuksen ja talousarvion laatimista ja vertailua helpottaa, kun ne tekee kaikki samanlaisella rakenteella.

Yhdistyksen säännöt ja sääntömääräiset kokoukset

Yhdistyksen säännöt määrittelevät ja ohjaavat sen toimintaa. Keliakiayhdistyksiä varten on Keliakialiiton hyväksymät mallisäännöt. Säännöissä määritellään esimerkiksi yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot, kokoukset, hallitus sekä erilaiset jäsenyydet.

Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset ovat yhdistyksen tärkeimpiä kokouksia. Niissä käsitellään tietyt, yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen määräämät asiat. Yhdistyksen sääntöjen mukaan sääntömääräisiä kokouksia on vuodessa joko yksi (vuosikokous) tai kaksi (kevät- ja syyskokous). Katso Tietolaarista kokouksien asialistojen ja pöytäkirjojen malleja.

Yhdistystoiminnan seuranta ja tilastointi

Tiedot yhdistyksen järjestämästä toiminnasta tulee ilmoittaa vuosittain liittoon.

Tiedot voi toimittaa joko sähköisellä Webropol-lomakkeella tai toimittamalla liittoon Excel-tiedoston.

Webropol-lomakkeelle kirjataan aina yhden tapahtuman tiedot kerrallaan. Tiedot kannattaa ilmoittaa aina heti tapahtuman jälkeen, ne voi ilmoittaa kuka vain yhdistyksen vapaaehtoistoimija.

Toinen vaihtoehto on koota kaikki tiedot valmiiseen Excel-tiedostopohjaan, joka löytyy Tietolaarista. Toimita seurantatiedot liittoon viimeistään seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Myös tähän tiedostoon kannattaa täyttää tiedot vuoden varrella aina kunkin tapahtuman jälkeen.

Yhdistystoiminnan tietosuoja ja tietoturva

EU:n tietosuoja-asetus koskee kaikkia yhdistyksiä, henkilöitä, yrityksiä ja organisaatioita jotka käsittelevät henkilötietoja. Henkilötietojen keräämisen, käsittelyn ja säilyttämisen tulee olla perusteltua, määriteltyä ja turvallista. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, saada tieto siitä, miten henkilötiedot on kerätty sekä miten niitä käsitellään ja kenelle niitä annetaan.

Henkilötiedot tulee suojata ja varmistaa hallitusti. Tietoja saavat käsitellä vain määrätyt/sovitut henkilöt. Huolehtikaa eri salasanojen päivittämisestä vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

Henkilötietoja käsitellessä tulee noudattaa tietosuojaselostetta.

Tietosuojariskit tulee olla kartoitettuna ja niihin on varauduttava etukäteen. Yhdistyksellä täytyy olla suunnitelma, miten reagoidaan jos tieto joko tuhoutuu tai tulee käyttökelvottomaksi taikka katoaa tai joutuu vääriin käsiin.

Tietoturvaloukkauksista on tiedotettava sekä rekisteröidyille että viranomaisille. Ilmoita asiasta viipymättä myös Keliakialiittoon.

Mistä löydän lisätietoa?

• Jäsenrekisterin ja tapahtumarekisterin tietosuojaselosteet sekä toimintaohjeita yhdistyksille henkilötietojen käsittelystä on Tietolaarissa.
• Lisätietoa EU:n tietosuoja-asetuksesta on Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivustolla.
• Kaikenlaisia vinkkejä miten pidät huolta tietoturvasta eri tilanteissa löytyy Kyberturvallisuuskeskuksen verkkosivustolta

Yhdistystapahtumien vakuutusturvan huomioiminen

Liitolla ei ole olemassa yhdistysten toimintaa kattavia vakuutuksia, koska yhdistykset ovat juridisesti itsenäisiä yksiköitä.

Yhdistysten järjestämiin tapahtumiin osallistujien vakuutusturvan suhteen suosittelemme seuraavaa:

Yhdistys voi joko

1. ilmoittaa tapahtumiin osallistujille selkeästi, että järjestäjä ei ole vakuuttanut osallistujia tapaturman varalta, vaan osallistujien tulee huolehtia itse henkilökohtaisesta tapaturmavakuutuksesta tai
2. ottaa tapahtumiaan varten jatkuvan ryhmätapaturmavakuutuksen (vakuutusehdot selvitettävä huolella!) tai
3. ottaa erillisiä tapaturmavakuutuksia esim. suurimpiin tapahtumiinsa.

Tässä pari vaihtoehtoa, miten yhdistys voi kertoa että osallistujia ei ole vakuutettu. Tähän ei ole olemassa yhtä ainoaa vaihtoehtoa ja asian voi ilmaista monella tapaa. 

 “Osallistujia ei ole vakuutettu järjestäjän toimesta. Osallistujan tulee huolehtia omasta vapaa-ajan- / tapaturmavakuutuksestaan.”

 “Osallistujat osallistuvat toimintaan omalla vastuullaan ja vastaavat omasta vakuutusturvastaan.”